Standaard of maatwerk VMIS?

Om een computer te laten werken is onder andere een computerprogramma nodig. Dit programma kan speciaal voor een bedrijf op maat worden gemaakt, of kan standaard worden aangeschaft (als ware het een auto).
Als gevolg van een evaluatie kan men besluiten om commerciele processen met behulp van computers te ondersteunen, of om reeds gebruikte software te vervangen en/of uit te breiden met meer modules (programmadelen).

Het voordeel van standaardpakketten boven maatwerk is een relatief geringe investering bij aanschaf en het nagenoeg foutloze gebruik na invoering. Bij selectie van een standaard pakket moet de vraag dan ook zijn: 'Welk pakket vereist het minste aanvullend maatwerk?'. Dat garandeert minimalisa- tie van complicaties na invoering.

Als nadeel van standaard software wordt meestal de inflexibiliteit genoemd. De software zou niet aansluiten op de unieke omstandigheden in een organi- satie. Dat argument is grotendeels vervallen, want steeds meer standaard pakketten zijn via parameters snel aan te passen of met aanvullend maat- werk uit te breiden tegen geringe meerkosten. Er zijn tegenwoordig standaardpakketten die in essentie een vrij in te richten database (gegevens-op- slag-struktuur) zijn. De leverancier heeft daar veel ervaring aan toegevoegd door de database reeds op een bepaalde manier in te richten.

Een organisatie kan dus het beste eerst nagaan of standaardsoftware de oplossing kan bieden. Is dat niet mogelijk, dan is maatwerk gewenst. Bij de daadwerkelijke softwareselectie moet ook in beschouwing worden genomen, dat verschillen in organisatie en in organisatie-ontwikkeling vragen om een toegesneden selectie-aanpak.

In het algemeen kan een organisatie, die nooit eerder met een VMIS heeft gewerkt, slechts ten dele specificeren welke systeem-eisen gesteld moeten worden. U ziet de knelpunten, eventueel via een evaluatie vastgelegd, maar u heeft geen inzicht/ervaring in de invloed, die dat heeft op de organisatie. Maatwerk is in zo'n situatie gedoemd om te verzanden in een proces van voortdurende aanscherping van de eisen en wensen, gedurende het opdoen van ervaring in de praktijk. Beter is, om dan twee tot drie jaar ervaring op te doen met een relatief eenvoudig standaardpakket. Grote organisaties kunnen eerst een jaar in een pilot een test uitvoeren om invoeringsrisico's te beper- ken.

De tweede generatie-organisaties hebben de eerste ervaringen achter de rug en weten nu wat ze willen in de praktijk. Zij kunnen aan pakketleveranciers duidelijk maken welk aanvullend maatwerk noodzakelijk is. Wordt dat aanvullend maatwerk te duur, dan is volledig maatwerk gewenst.

Derde generatie-organisaties gebruiken een VMIS effectief, maar willen meer aansluiting met de overige systemen. Bovendien moet de marketing- en management-informerende functionaliteit meestal verder worden uitgebreid; aanvullend maatwerk is dan vaak niet te vermijden.

De complexiteit/bedrijfsgrootte een ook een belangrijke factor. Kleine organi- saties doorlopen de bovenstaande fasen factoren sneller dan grote organisa- ties. Binnen grote organisaties zijn vaak enorme verschillen tussen divisies/afdelingen aanwezig. Dan is het uniform registreren en onderhouden van relaties data-technisch zeer complex. Een centrale database die de gegevens uit alle divisies integreert is dan vaak maatwerk.