VMIS Selecteren

Deze brochure gaat verder uit van selectie van een standaardpakket. Een selectie kan op meerdere manieren worden georganiseerd. Belangrijke factoren zijn het bedrijfsbelang, het budget en de tijdsdruk.
Het raadplegen van overzichten in vakbladen, het navragen bij bekenden en het bezoeken van seminars kost veel tijd, maar vergt een geringe investering. Bij een groter bedrijfsbelang en/of hoge tijdsdruk zijn adviesbureaus een beter alternatief. Met hun kennis van het aanbod van pakketten stellen zij snel op maat shortlists samen en kunnen zij een proces doeltreffend begeleiden. IBG is hierin gespecialiseerd.

Een IBG-selectieproces bestaat doorgaans uit:
- het vaststellen van globale eisen en wensen;
- het maken van een beschrijving, aan de hand waarvan softwareleveranciers offerte kunnen uitbrengen;
- het selecteren van de software (eerste fase, er blijven minimaal twee leveranciers over om proeftrajecten uit te voeren);
- het uitvoeren van proeftrajecten;
- het selecteren van de software (tweede fase), gecombineerd met contractbesprekingen (er blijft 1 pakket over).

Op de selectie volgt de implementatie van de software, inclusief cursussen.

Het opstellen van de beschrijving dient zo snel mogelijk te worden gestart. Die documentatie staat in het verdere selectieproces centraal. Bij aanwezig- heid van een automatiseringsafdeling is hun medewerking van essentieel belang; een gedeelte van de documentatie kunnen alleen zij leveren. In de beschrijving voor softwareleveranciers wordt bij voorkeur opgenomen:

- gegevens voor het kunnen aanbieden van een offerte, inclusief dead-line;
- een korte beschrijving van de organisatie en de plaats van de (potentiele) opdrachtgevers en gebruikers daar in;
- de gewenste functionaliteit;
- de actuele/gewenste gegevensopslag/-objecten, inclusief aantallen items;
- de beschikbare technische infrastructuur (o.a. besturingssysteem, net- werk, interne software waarmee het standaardpakket gegevens moet uitwisselen);
- de voorgenomen projektorganisatie en timing, minimaal met een datum voor eventuele demonstraties/proefinstallaties.
Aan deze beschrijving kan een vragenlijst worden toegevoegd, aan de hand waarvan offertes snel met elkaar vergeleken kunnen worden.

Bij het kiezen tussen pakketten kunnen uiteindelijk de volgende punten overwogen worden:

- de huidige ervaring van de organisatie met een VMIS (zie ook het onderwerp 'standaard of maatwerk');
- de informatica-infrastructuur van de organisatie (dit beperkt de keuze van geschikte software);
- de aansluiting van het pakket op andere programmatuur die in de organisatie aanwezig is (idem);
- het vereiste programmeerwerk voor en na invoering;
- de condities en de service van de softwareleverancier;
- het te doorlopen proces en de meetpunten die daarbij benoemd kunnen worden om dat proces te kunnen controleren;
- de doorgroeiscenario's van een pakket (kan het pakket op termijn ontwikkelingen in de organisatie volgen en kan het pakket/de leverancier technische ontwikkelingen volgen).

Onafhankelijk van de organisatie van de selectie kunnen de volgende overwegingen de selectie effectiever maken en de investering halveren. Na vaststelling van een eerste wenslijst en prioriteitsstelling kan deze lijst met een kwart verminderd worden door de wensen met de laagste prioriteit te schrappen. In de praktijk zal dan nog meer dan 90% van de dagelijks noodzakelijke handelingen uitgevoerd kunnen worden. Het economische leven van een pakket ligt rond de vier jaar. Na die tijd is de geschrapte 25% bij een volgende selectie waarschijnlijk standaard te verkrijgen, soms reeds bij de eerst volgende nieuwe pakketversie. De softwaremarkt dwingt dat af. De wensen met de laagste prioriteit zijn meestal het kostbaarste. Door het schrappen van een kwart van de wensen zal de investering met grofweg vijftig procent kunnen afnemen.

Het doornemen van de software-handleiding vormt een belangrijke indicator of de leverancier zal kunnen voldoen aan de wensen van de gebruikers. Een andere mogelijkheid blijft het natrekken van referenties. Een leverancier die een handleiding niet kan leveren in de gewenste taal, bijvoorbeeld Nederlands, dient met grote zorg verder nagetrokken te worden. Uitzonderingen vormen leveranciers van software, die zeer gespecialiseerd is. De handleiding is dan meestal alleen in het Engels beschikbaar. De bijbehorende vooropleiding van gebruikers staat dan meestal garant voor het kunnen gebruiken van die handleidingen.