Signalen voor (ander) VMIS?

Waarom denkt u aan een (ander) informatiesysteem? Hoe stelt u vast, dat (een vervanging van) een VMIS gewenst is? Signalen kunnen zich op meerdere manieren manifesteren.
Het eenvoudigste signaal is het moeizaam of gebrekkig verzenden van de kerstkaarten. Het samenstellen en controleren van een verzendlijst kost veel werk. Eigenlijk zou dat het gehele jaar door voorbereid kunnen worden, door de betreffende gegevens meteen na een gesprek te noteren. Een VMIS kan een systematische registratie bewerkstelligen.

Een ander signaal zijn opmerkingen over reeds verstrekte informatie of niet verwerkte mutaties. Wat doet u met als 'onbestelbaar' geretourneerde kaarten? Wordt navraag gedaan? Als 'onbestelbaar' betekent dat er een nieuwe contactpersoon werkt bij een klant, dan is het tijd voor een commer- cieel gesprek met die contactpersoon. 'Onbestelbaar' kan ook betekenen dat lopende contracten op de helling gaan. Zorgvuldige afhandeling van deze kleine berichten kan behoud van omzet betekenen.

Een signaal kan zijn, dat contracten wederzijds niet goed worden nageleefd. Worden contracten geregistreerd in samenwerking met een interne contractbeheerder? Wat gebeurt er als deze beheerder een andere functie krijgt? Het zijn vaak de incidenteel voorkomende handelingen die roet in het commercile eten gooien.

Intern kunt u het vermogen testen om inkomende telefonische vragen te beantwoorden. Dit kan onder andere gedaan worden, door telefonische vragen uit de praktijk te laten registreren door de telefoniste en door deze vragen aangepast nogmaals te stellen en daarna de afhandeling te evalueren. In complexe organisaties is het accountbeheer een goede graadmeter. Weet iedere commerciele medewerker, als hij of zij door een klant gebeld wordt, snel te noemen naar welke accountmanager doorverbonden moet worden? Hier blijkt het succes van duidelijke organisatorische procedures in combinatie met een VMIS.

De omzet en de prognose voor de korte termijn kunnen traag gerapporteerd worden. Een cashflow- prognose is, zelfs bij benadering, wellicht niet te maken. Als het genereren van zulke managementinformatie problemen oplevert, dan kan een VMIS of een daarop aansluitend Executive Information System uitkomst bieden.

Naast functionele ontwikkelingen kunnen technische ontwikkelingen een investerings/vervangingsvraag oproepen. Te denken valt aan nieuwe besturingssystemen, programmeertalen, gegevensuitwisseling en expertsystemen. Men kan al maanden aangeven, dat een hardnekkig foutje niet is aangepast. Kan de informatieverwerking in de huidige werkwijze en met het huidige systeem makkelijk worden aangepast?

Ontwikkeling van de techniek betekent meestal uitbreiding van mogelijkheden. Afhankelijk van het beleid kunt u deze ontwikkelingen volgen. Sommige organisaties kiezen voor een technische voorsprong, gecombineerd met meer kinderziektes; andere kiezen voor uitgekristalliseerde en langer beproefde oplossingen.

Uit het bovenstaande blijkt dat het onderzoeken van een signaal (passief beleid) kan leiden tot een incidentele of periodieke evaluatie, bijvoorbeeld in het kader van kwaliteitsbeheer (actief beleid).