Evaluatie VMIS

De signalen leiden vroeger of later tot een evaluatie van de huidige situatie. Terwijl u zich afvraagt of u toe bent aan een ander VMIS kan een evaluatie van de bestaande situatie plaatsvinden.
Gebruikelijke onderwerpen bij een evaluatie zijn:

- Wat is in uw organisatie het VMIS?
- Wie beslissen over het VMIS?
- Hoe is het evaluatieprojekt opgezet? Aan wie wordt gerapporteerd?
- Met welke criteria evalueren zij het VMIS?
- Wat is de 'omgeving' in organisatorische zin? Wie gebruiken het VMIS?
- Wat is de 'omgeving' in technische en procedurele zin?
- Wat is de 'omgeving' in de juridische zin (rechten, contracten)?
- Wat is de 'omgeving' in de historie (selectie, invoering, gebruik, aanpas- sing, toekomstige plichten binnen en buiten de organisatie)?
- Welke functionaliteit heeft het VMIS nu voor de direkt betrokkenen?
- Welke functionaliteit heeft het VMIS nu voor het management?
- Welke functionaliteit zou het VMIS moeten hebben (onderscheid direkt en op langere termijn, voor operationeel niveau en management)?
- Aanbevelingen op de korte en lange termijn.
- Functioneel kunt u onder andere evalueren:

het onderhouden van contacten tussen de binnen- en de buitendienst;
de vergelijking van crediteuren/debiteuren en commercile relaties;
de toewijzing van gerealiseerde omzet.
Met nadruk zij hier vermeld, dat een evaluatie alleen slaagt, als er duidelijke evaluatiecriteria worden gehanteerd en als van te voren bekend is wie de evaluatieresultaten ontvangt (doelgroep). Nadat het bovenstaande bekend is, kan een voorlopige rapport-struktuur worden opgezet. Vervolgens kan een eventuele vragenlijst worden samengesteld. De verwerking van de gegevens uit deze vragenlijst moet eerst worden getest. Hierdoor wordt het achteraf navragen van aanvullende gegevens voorkomen.
Een evaluatie die op de bovenstaande manier wordt voorbereid en uitge- voerd, kan een enorme goodwill binnen de organisatie kweken. hiermee kan de selectie en implementatie van een (ver-)nieuw(d) systeem efficient worden voorbereid.