Praktijktest: Pilot(s)

Bedrijven moeten meestal wennen en leren omgaan met de nieuw aangeschafte software. In doorsnee neemt een dergelijk proces een jaar in beslag; waarbij 80 % van de systeembenutting in vier tot zeven maanden na invoering wordt bereikt.
Het probleem is, dat de organisatie zich meestal moet aanpassen aan de software. Het is voor betrokkenen bij aanvang van de implementatie door- gaans nog niet voor de helft te overzien, welke nieuwe mogelijkheden ze ter beschikking krijgen, hoeveel voorlichting en training men van te voren ook krijgt (dit is analoog aan het in gebruik nemen van een nieuwe tekstverwer- ker). Grotere organisaties met complexe invoeringsproblematiek kunnen dus het beste uitgebreid in-site proef-installaties uitvoeren om eventuele gevolgen voor de organisatie als geheel goed te kunnen inschatten. Bij deze proefinstallaties zal een van de belangrijkste beoordelingscriteria dus zijn, of de software makkelijk en intuitief te gebruiken is door het personeel. Kleinere organisaties kunnen beginnen met een eenvoudig, goedkoop pakket en na twee tot drie jaar een uitgebreidere versie of een nieuw pakket aanschaffen. Dan nog zijn ook voor deze organisaties proefinstallaties op kleine schaal noodzakelijk, al was het alleen voor het testen van de in- en export van gegevens.

De duur van een evaluatie en selectie samen kan varieren tussen twee en vijf maanden. Voor de implementatie is een periode van zes tot negen maanden meestal toereikend (inclusief procedurele/organisatorische aanpassingen).

Gelijktijdig met het uitvoeren van een selectie kunnen knelpunten 'van onder af' op korte termijn worden verholpen, zodat het management resultaten kan blijven scoren tijdens de selectie. Dit is heel belangrijk als een project langere tijd in beslag neemt dan eerst was gepland.

Voor proefinstallaties kan in ieder geval worden geregeld:

- dat de vereiste hardware, besturingssystemen en andere software op het moment van installatie beschikbaar is;
- dat twee of meer systemen tegelijkertijd getest kunnen worden;
- dat betrokkenen voldoende werktijd beschikbaar krijgen voor korte introductie en om te testen;
- dat de keuze-tabellen zijn ingevuld;
- dat de schermen zo mogelijk zijn aangepast aan het jargon binnen de eigen organisatie;
- dat de bestaande relatie- en produktgegevens ingelezen kunnen worden (denk aan de tijdige extractie van deze bestanden uit bestaande applicaties!);
- dat in geval van meerdere lokaties/vestigingen gegevensuitwisseling getest kan worden;
- dat bij de start van de proefinstallatie de leveringsvoorwaarden zijn vastgelegd.
Proefinstallaties eindigen met een bespreking met de betrokken leveranciers. Sterke en zwakke punten worden nader besproken. Meestal kunnen misver- standen worden opgelost en extra wensen nader worden toegelicht. Het gesprek vormt de basis voor eventueel aanvullend maatwerk en voor de uiteindelijke afsluiting van de overeenkomst ter levering van software.